8 Schritte, wie Sie die besten Business English E-Mails schreiben können!

1: Betreffzeile

Die Betreffzeile ist der erste Eindruck, den Ihr Empfänger von Ihrer E-Mail erhält. Es ist wichtig, dass sie präzise und informativ ist. Eine gute Betreffzeile sollte das Thema Ihrer E-Mail kurz und bündig zusammenfassen. Beispiel: „Vertriebsvertrag für Europa-Partnerschaft“ statt nur „Vertrag“.

2: Anrede

Nach der Betreffzeile sollten Sie eine angemessene Anrede verwenden. Wenn Sie die Person kennen, an die Sie schreiben, sollten Sie sie mit ihrem Namen ansprechen. Andernfalls können Sie eine allgemeine Anrede wie “Sehr geehrte Damen und Herren” verwenden. Es ist wichtig, höflich und respektvoll zu bleiben, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.

3: Einleitung

In der Einleitung sollten Sie erklären, wer Sie sind und warum Sie die E-Mail senden. Sie können hier auch eine kurze Zusammenfassung des Hauptinhalts der E-Mail geben. Es ist wichtig, direkt auf den Punkt zu kommen und den Empfänger nicht mit zu vielen Details zu überladen.

4: Hauptinhalt

Im Hauptteil Ihrer E-Mail sollten Sie Ihre Nachricht detaillierter erläutern. Gliedern Sie Ihren Text in Absätze und verwenden Sie Zwischenüberschriften, um es übersichtlicher zu gestalten. Es ist auch wichtig, eine klare Sprache zu verwenden und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

5: Call-to-Action

Am Ende Ihrer E-Mail sollten Sie eine klare Handlungsaufforderung geben, was der Empfänger tun soll. Es kann eine Bitte um Rückmeldung, eine Einladung zu einem Meeting oder eine Aufforderung zum Kauf eines Produkts sein. Stellen Sie sicher, dass die Handlungsaufforderung klar formuliert ist und der Empfänger versteht, was von ihm erwartet wird.

6: Schluss

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Grußformel und einer Unterschrift. Eine professionelle Grußformel wie “Mit freundlichen Grüßen” ist angemessen. Wenn Sie eine elektronische Signatur haben, fügen Sie diese ebenfalls hinzu.

7: Überprüfung

Bevor Sie Ihre E-Mail senden, sollten Sie diese nochmals gründlich überprüfen. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt sind und dass Ihre Nachricht verständlich ist. Achten Sie auch auf die Rechtschreibung und Grammatik. Es kann hilfreich sein, die E-Mail an einen Kollegen zu senden, der sie überprüft, bevor Sie sie an den Empfänger senden.

8: Formatierung

Eine gut formatierte E-Mail ist einfacher zu lesen und vermittelt einen professionellen Eindruck. Verwenden Sie eine klare Schriftart und eine angemessene Schriftgröße, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Verwenden Sie auch Absätze, Listen und Zwischenüberschriften, um Ihre Nachricht klar und übersichtlich zu strukturieren. Es sollten möglichst keine firmeninternen Abkürzungen verwendet werden, die der Empfänger unter Umständen erst entschlüsseln oder recherchieren muss.

Fazit:

Wenn Sie also Hilfe bei der Verbesserung Ihrer Business Englisch E-Mails oder einfach nur allgemeine Lerntipps für Business Englisch Lernen benötigen, kontaktieren Sie mich noch heute, um zu sehen, wie Sie davon profitieren können. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören! E-Mail:info@theenglishagent.at